Geri Bildirim Olmadan Performans Gelişmez

Bir çalışanın performansından memnun olmadığımızda çoğu zaman onun neyi yanlış yaptığını bildiğini varsayarız.

Oysa çalışanların önemli bir bölümü kendilerinden tam olarak ne beklendiğini, hangi davranışlarının güçlü olduğunu veya hangi alanlarda gelişmeleri gerektiğini yeterince net bilmiyor olabilir.

Çünkü iş hayatında en çok konuşulan ancak en az sistematik kullanılan yönetim araçlarından biri geri bildirimdir.

Bazı işletmelerde geri bildirim yalnızca hata olduğunda verilir. Çalışan yöneticisinin kendisiyle konuşmaya geldiğini gördüğünde daha konuşma başlamadan “Neyi yanlış yaptım?” diye düşünmeye başlar.

Bu durum zaman içinde geri bildirimi gelişim aracından çıkarıp bir tür uyarı mekanizmasına dönüştürür.

Oysa etkili geri bildirimin amacı çalışanı eleştirmek değil, davranış ile sonuç arasındaki bağlantıyı görünür hale getirmektir.

“Daha dikkatli olmalısın” demek bir geri bildirim değildir.

“Son iki raporda teslim tarihinin birer gün gecikmesi, üretim planlamasının da gecikmesine neden oldu. Bundan sonraki raporlarda teslim saatini birlikte netleştirelim” demek ise çalışanın hangi davranışı değiştirmesi gerektiğini açıkça gösterir.

Aradaki fark oldukça önemlidir.

Birincisi kişiye yönelik genel bir değerlendirme içerirken, ikincisi gözlemlenebilir davranışa ve onun oluşturduğu sonuca odaklanır.

İnsan davranışı açısından baktığımızda çalışanların gelişebilmesi için yalnızca yanlışlarını değil, doğru yaptıkları şeyleri de bilmeleri gerekir.

Bir çalışanın başarılı olduğu davranışı fark etmek ve bunu açıkça ifade etmek, o davranışın tekrar edilme ihtimalini artırabilir.

Ancak burada da yalnızca “Eline sağlık” veya “Güzel iş” demek yeterli değildir.

“Bugünkü müşteri görüşmesinde önce ihtiyacı anlamaya çalışman ve ardından çözümü buna göre anlatman görüşmenin kalitesini ciddi biçimde artırdı” şeklindeki bir geri bildirim, hangi davranışın değerli olduğunu çalışana gösterir.

Bu yaklaşım özellikle yöneticiler açısından önemlidir.

Çünkü ekipler yalnızca hedeflerle değil, kendilerine verilen günlük mesajlarla de yönetilir.

Bir yönetici yalnızca sorun çıktığında görünür hale geliyorsa çalışan zaman içinde yöneticiyi gelişim kaynağı değil, hata denetçisi olarak algılamaya başlayabilir.

Oysa geri bildirim günlük yönetimin doğal bir parçası haline geldiğinde çalışan ile yönetici arasındaki ilişki de değişir.

Buradaki kritik noktalardan biri de zamanlamadır.

Aylar önce yaşanmış bir davranışı performans görüşmesinde gündeme getirmek yerine, geri bildirimi olayın yakınında vermek çok daha etkilidir. Çünkü çalışan hem davranışı hem de koşulları daha net hatırlar.

Ayrıca geri bildirim yalnızca performans düşüklüğü yaşandığında başvurulan bir araç olmamalıdır. Düzenli ve dengeli geri bildirim, çalışanların beklentileri daha iyi anlamasını, güçlü yönlerini fark etmesini ve gelişim alanlarını erkenden görmesini sağlar. Böylece sorunlar büyümeden konuşulabilir; performans görüşmeleri de geçmiş hataların sıralandığı toplantılar olmaktan çıkarak gerçek bir gelişim görüşmesine dönüşür.

Özellikle hızlı üretim ve operasyon ortamlarında bu yaklaşım daha da değerlidir. Küçük bir davranış değişikliği; hata oranından teslim süresine, ekip içi koordinasyondan müşteri deneyimine kadar birçok sonucu etkileyebilir. Bu yüzden geri bildirim, günlük iş akışından ayrı düşünülmemelidir.

Aynı zamanda geri bildirim tek yönlü olmamalıdır.

Yöneticinin çalışanına geri bildirim vermesi kadar, çalışanın da yöneticisine süreçlerle, işleyişle ve karşılaştığı engellerle ilgili geri bildirim verebilmesi gerekir.

Çünkü performans problemleri her zaman çalışandan kaynaklanmaz.

Bazen süreç kötüdür.

Bazen hedef belirsizdir.

Bazen kaynak yetersizdir.

Bazen de yönetim biçiminin kendisi performansın önünde engel oluşturur.

Bu nedenle güçlü bir geri bildirim kültürü, yalnızca çalışanların gelişmesini değil, işletmenin de kendisini görmesini sağlar.

Belki de yöneticilerin kendilerine sorması gereken soru şudur:

“Ekibimde insanlar neyi doğru, neyi yanlış yaptıklarını gerçekten biliyor mu; yoksa bunu bildiklerini mi varsayıyorum?”

Çünkü performansı geliştirmek istiyorsak çalışanların yalnızca sonuçlarını ölçmek yetmez.

Onlara, o sonucu hangi davranışların oluşturduğunu da göstermek gerekir.

Kaynak: SHA